Die Erfassung der Ist-Situation ist die Basis für eine effektive Prozessgestaltung. Als Basis kann eine vorhandene Prozessbeschreibung nach der ISO9000-Reihe verwendet werden. Ist keine Prozessbeschreibung vorhanden, ist für den Prozess-Generator eine Beschreibung der einzelnen Prozessschritte mit den Input- und Output-Objekten ausreichend. Mit diesen Informationen kann die Prozesslandschaft vollständig abgebildet werden.

Gerade bei der Prozesserfassung ist die Erfassung der Einzelschritte vorteilhaft, da die Prozessbausteine von den jeweiligen Experten beschrieben werden können. Es muss niemand im Unternehmen über alle Prozessschritte exakt Bescheid wissen, um das gesamte Prozessmodell abzubilden.

Eine Voraussetzung für die Erfassung der Einzelschritte gibt es: die Experten müssen genau beschreiben, welche Input-Objekte sie benötigen, damit die Output-Objekte im jeweiligen Prozessschritt erzeugt werden können.